Cómo organizar tu información para que sea realmente útil

La información debe organizarse para que sea fácil acceder a ella en el momento que se requiera, muchas veces nos encontramos con requerimientos de los entes de cotrol como la Dian, el Municipio, entre otros, en dónde es necesario tener los comprobantes de todas las transacciones que sucedieron en cierto período de tiempo para entregarlos de inmediato y al no tenerla a la mano o no tenerla organizada correctamente, incurrimos en sanciones. Para evitar este tipo de incidentes y el tener que pagar sanciones que no le corresponde, es importante que siga los siguientes pasos para organizar correctamente los comprobantes de la información contable:

Para organizarla de manera física

• Primero crea una lista de chequeo, para que no se te pase nada. Donde detalles cada movimiento del día a día de tu empresa.

• Selecciona una carpeta por mes para guardar toda la documentación​

• Dentro de la carpeta divide secciones por tipo de documento, ejemplo: Ventas, compras, egresos, etc.

• Y a medida que vas generando los documentos los guardas en la sección que corresponde.

• Al final del mes archivas la información mensual dentro de la carpeta del año que corresponde.

Para organizarla de manera virtual

Aprovechando la era de la información electrónica en Colombia, puedes organizar tu información de una manera fácil sin necesidad de gastar en papel ni espacio físico:

• Siempre comienza con tu lista de chequeo.

• Crea una carpeta a la que le asignes el año que corresponde

• Debajo de esa carpeta crea sub carpetas para cada mes.

• Y luego nuevamente sub carpetas por cada tipo de documento, ejemplo: ventas, compras, recibos, egresos, etc.

• Ten un correo específico para recepción de facturación.

• Cuando lleguen tus documentos y los gestiones guárdalos en la carpeta que corresponde según el tipo de documento.

También es muy importante tenerla bien custodiada, garantizando que sólo personal autorizado tenga acceso a ella y que no se vaya a perder, puedes guardarla de manera virtual pero creando backup en mínimos dos sitios diferentes y protegida con contraseña para ingresar a ella.